Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung gilt für den Dienst HAWKI. Dabei handelt es sich um eine
datenschutzkonforme ChatGPT-Lösung für Hochschulen. Folglich werden keine persönlichen
Nutzungsprofile erstellt und Chatinhalte fließen nicht in das Training des Sprachmodells ein. Trotzdem
sollten keine personenbezogenen Daten oder andere vertrauliche Inhalte in den Chat von HAWKI
eingegeben werden. Beachten Sie hierzu auch die spezifischen Richtlinien zur KI-Nutzung ihrer
Hochschule.
Verantwortlich im datenschutzrechtlichen Sinne:
Universitätsrechenzentrum der TU Ilmenau als Kernstandort des IT-Zentrums der Thüringer
Hochschulen (nachfolgend UniRZ), Ehrenbergstr. 29, 98693 Ilmenau (Deutschland)
+49 3677 69-1111, 1111@tu-ilmenau.de, www.tu-ilmenau.de/unirz
vertreten durch den Vorstand Thomas Schröder (Technische Universität Ilmenau) und Dr. Olaf
Schneider (Friedrich-Schiller-Universität Jena)
Datenschutzbeauftragte:

Datenschutzbeauftragte der Friedrich-Schiller-Universität Jena
Telefon: +49 3641 9-401603
E-Mail: datenschutz@uni-jena.de
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

HAWKI ist ein Portal zur Nutzung eines KI-ChatBots. Aktuell ist als KI-System ChatGPT (Modell GPT4
Turbo) der Firma OpenAI an das Portal angeschlossen. Nutzende können Anfragen im Portal
eingeben, diese werden dann über eine Schnittstelle (API) an ChatGPT weitergeleitet. Dabei werden
nur die Eingaben (Prompts) des Nutzenden weitergegeben und nicht dessen Kontaktdaten, wie der
Anmeldename.
Sollten Sie personenbezogene Daten in HAWKI verarbeiten wollen, besprechen Sie dies vorher mit
der/m Datenschutzbeauftragten ihrer Hochschule.
Eingegebenen Zugangsdaten der Nutzenden dienen dem HS-ITZ lediglich der Überprüfung der
Zugangsberechtigung. Rechtsgrundlage der Verarbeitung der Zugangsdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e
DSGVO i.V.m. § 5 Abs. 1, 10, 11 und § 11 Abs. 1 ThürHSG.
Datenkategorien:
Zugangsdaten/Login
Die von Ihnen eingegebenen Zugangsdaten dienen lediglich der Überprüfung, ob Sie
zugangsberechtigt sind. Ihre Daten werden nicht gespeichert, sondern direkt an das
Identitätsmanagement ihrer Hochschule weitergeleitet, dass die Prüfung vornimmt.
Session-Cookies
Die Webseite verwendet ein sogenanntes Session-Cookie. Session-Cookies sind kleine
Informationseinheiten, die ein Webserver im Arbeitsspeicher des Computers des Besuchers
speichert. In einem Session-Cookie wird eine zufällig erzeugte eindeutige Identifikationsnummer
abgelegt, eine sogenannte Session-ID. Außerdem enthält ein Cookie die Angabe über seine Herkunft
und die Speicherfrist. Diese Cookies können keine anderen Daten speichern. Das von uns eingesetzte

Session-Cookie ist für die Funktion unserer Webseite notwendig, damit Ihr Browser auch nach einem
Seitenwechsel wiedererkannt wird. Es wird automatisch gelöscht, wenn Sie sich von der Anwendung
abmelden oder den Browser schließen. Session-Cookies werden nicht zur Erstellung von
Nutzerprofilen verwendet.
Zugriffsdaten/Server-Log-Files
Aus technischen Gründen erheben und speichern wir automatisch Informationen in sogenannten
Server-Log Files, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Wir verarbeiten diese
personenbezogenen Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer technisch
funktionsfähigen Webseite erforderlich ist.
Geben Sie keine personenbezogenen Daten oder andere vertrauliche Inhalte in HAWKI ein.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:

Die Anfragen (Promptinhalte) an HAWKI werden über eine API (Application Programming Interface)
an OpenAI übermittelt, diese können jedoch nicht einzelnen Personen zugeordnet werden und somit
auch keine persönlichen Profile erstellt werden. Zudem werden die Chatinhalte nicht als
Trainingsdaten für das Large Language Model (LLM) von OpenAI verarbeitet.
Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder internationale Organisationen:

Das WebAI-Portal wird UniRZ betrieben, die Verarbeitung der ChatGPT-Anfragen (Beantwortung der
Prompts) erfolgt durch die Firma OpenAI Ireland Ltd. The Liffey Trust Centre 117-126 Sheriff Street
Upper Dublin 1, D01 YC43 Ireland.
Die OpenAI Ireland Ltd. hat ihren Sitz in Dublin, Irland, sichert aber bislang nicht zu, dass die
Verarbeitung der personenbezogenen Daten ausschließlich in Rechenzentren in Europa stattfindet.
Bislang schließt OpenAI Ireland Ltd. nicht aus, dass Daten auch in den USA verarbeitet werden. Dafür
zuständig ist die OpenAI, L.L.C., 3180 18th Street, San Francisco, California 94110, United States.
Über diese Datenschutzerklärung des UniRZ hinaus gelten für die in die Prompts eingegebenen Daten
die Datenschutzbestimmungen der Firma OpenAI für die geschäftliche Nutzung der OpenAI API:
htps://openai.com/policies/business-terms
Das UniRZ bzw. die FSU Jena hat mit OpenAI eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung
im Auftrag / Data Processing Agreement geschlossen.
Die Datenschutzerklärung von OpenAI finden sie hier: htps://openai.com/de-DE/policies/privacy-
policy/
Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten:
Die Zugangsdaten werden nicht gespeichert, sondern lediglich verarbeitet.
Das Session-Cookie wird gelöscht, sobald man sich von der Anwendung abmeldet oder den Browser
schließt.
Die Chatinhalte werden nach 30 Tagen von den Servern von OpenAI gelöscht.
Ihre Rechte als betroffene Person:

Nach den Art. 15 – 22, Art. 77 DSGVO haben Sie zahlreiche Rechte gegenüber dem UniRZ in Bezug auf
Ihre personenbezogenen Daten. Dies sind:
Widerspruchsrecht
Es gibt Ihnen das Recht, einer Datenverarbeitung zu widersprechen, wenn Sie persönlich besondere
Gründe anführen können, welche die Verarbeitung unverhältnismäßig erscheinen lassen.
Recht auf Auskunft
Sie haben das jederzeitige Recht zu erfahren, ob das UniRZ Daten
von Ihnen verarbeitet und wenn ja, welche.
Recht auf Berichtigung
Sie haben das Recht, unrichtige bzw. unvollständige personenbezogene Daten berichtigen bzw.
vervollständigen zu lassen.
Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn einer der in
Art. 17 Abs. 1 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z. B. wenn die Daten für die Zwecke, für die sie
erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn einer der in Art. 18 Abs.
1 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z. B. wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten während der
Dauer der Prüfung.
Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht zu verlangen, dass das UniRZ Ihnen Ihre Daten in einem maschinenlesbaren
Format zur Verfügung stellt oder sie auf Ihren Wunsch an einen anderen Verantwortlichen überträgt,
soweit dies technisch machbar ist.
Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz über die Datenverarbeitung
des UniRZ in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten zu beschweren, z. B. bei der zuständigen
Aufsichtsbehörde. Dies ist der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die
Informationsfreiheit (TLfDI), Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt.
Aktualität und Änderung der Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand: Oktober 2024.
Durch die Weiterentwicklung unserer Internetseiten und Angebote oder aufgrund geänderter
gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese
Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit unter
htps://ai-chatbot.tu-ilmenau.de/ von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.